Kvalificerad avdelningssekreterare till högteknologisk utvecklingsmiljö – Konsultuppdrag i Södertälje
Är du en trygg administratör som trivs i en samordnande roll med många bollar i luften? Välkommen att skicka in din ansökan redan idag!
Erfaren Administratör till storkund i Södertälje.
Vi söker nu en erfaren och självgående avdelningssekreterare till ett längre konsultuppdrag inom forskning och utveckling hos ett välrenommerat företag i fordonsindustrin, beläget i Södertälje. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till två sektioner inom organisationen – en roll med stort ansvar och många kontaktytor.
Du kommer att vara en viktig del i det dagliga arbetet, där du stöttar både chefer och teammedlemmar med allt från mötessamordning till dokumenthantering, intern kommunikation och processförbättringar.
Ansvarsområden
- Planering och koordinering av interna och externa möten – inklusive agendahantering, inbjudningar och protokoll.
- Administrativt stöd till sektions- och enhetschefer: bokning av resor, mötesrum, fakturahantering m.m.
- Ansvar för dokumentation: uppdatering av interna policyer och mallar, arkivering samt underhåll av sektionens hemsidor.
- Rapportstöd: samla in data från HR-system, sammanställa presentationer och rapporter.
- Budget- och fakturastöd: lägga inköpsordrar och hantera fakturor i Basware.
- Administrativ support kring testfordon, processbeskrivningar och rutindokumentation.
- Planering och genomförande av interna utbildningar, workshops och event.
- Onboarding av nya medarbetare samt koordinering vid besök från andra kontor.
- Sprida intern kommunikation och säkerställa att information når rätt målgrupper i tid.
- Kontinuerlig utveckling och förbättring av administrativa processer och rutiner.
- Ansvar för gemensamma kontorsytor samt upprätthållande av ordningsrutiner.
Din profil
Vi söker dig som är:
- Strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter.
- Självgående och proaktiv – du ser vad som behöver göras och tar initiativ.
- Anpassningsbar och flexibel – trivs i en föränderlig miljö.
- Kommunikativ med god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.
- Van att hantera konfidentiell information med hög integritet.
- Bekväm med olika IT-system och verktyg – meriterande är erfarenhet av Microsoft Office, Basware, SharePoint, Scania Now, Helpdesk, DMS, 3D Experience m.fl.
- Serviceinriktad – du tycker om att stötta andra och bidra till en smidig arbetsvardag.
Omfattning och placering
Omfattning: Heltid
Arbetssätt: Hybrid – 4 dagar/vecka på plats i Södertälje
Start: Enligt överenskommelse. Urval sker löpande.
Uppdragets längd: Initial period med mycket goda möjligheter till förlängning.
Övrigt: Bakgrundskontroll genomförs innan uppdragets start.
- Avdelning
- Administration och kundservice
- Roll
- Administratör
- Platser
- Södertälje
- Distansarbete
- Hybridarbete
Om Selectus
Vi vill genom engagemang och enkelhet öppna dörrar för människor på arbetsmarknaden. Vi strävar efter att vara en naturlig del av våra kunders framgång genom flexibla lösningar och kvalificerade konsulter.
Selectus är en del av Arenakoncernen - en etablerad och bred aktör inom arbetsmarknadstjänster. Koncernens bolag fokuserar idag på olika inriktningar inom bemanning, rekrytering, utbildning och jobbcoachning, vilket ger Selectus god insyn i arbetsmarknadens förändringar.
Vår koncerntillhörighet gör oss också starkare, mer flexibla och bättre rustade att möta både företags och kandidaters behov. Vi kombinerar idag vår personliga service med resurserna och stabiliteten från en större organisation – vilket innebär fler möjligheter och tryggare lösningar för alla vi samarbetar med.